VoIP – 8 Tipps die Sie bei der Einführung von VoIP beachten sollten

VoIPen Sie schon oder telefonieren sie noch? Sie interessieren sich für VoIP, wissen aber nicht, wie Sie die Umstellung in Ihrem Unternehmen vorantreiben? Lesen Sie in den nächsten 1 1/2 Minuten auf was Sie achten sollten, wenn Sie planen auf VoIP umzustellen.
Die Digitalisierung der Telefonie ist eines der aktuellsten Themen. VoIP als Unternehmenslösung rückt immer mehr in die Mitte der Gesellschaft und tangiert inzwischen die meisten Geschäftsbereiche.


Was genau ist eigentlich VoIP?

VoIP ist die Abkürzung von Voice-over-IP, was bedeutet, dass die Sprache über das Internetprotokoll anstelle des ISDN- oder Analoganschlusses übertragen wird. VoIP bezieht sich aber nicht nur auf übertragene Sprachpakete. Es gibt auch Fax-over-IP, wobei Faxe zu E-Mails konvertiert werden können und umgekehrt. Natürlich können Sie Ihre analogen Geräte mit einem entsprechenden Adapter auch einfach weiter nutzen wie bisher. Außerdem bietet VoIP viele Software basierte Funktionen, die jedem Unternehmen das Leben erleichtern.
Auch die technische Seite von VoIP lässt sich einfach erklären. Ihre Telefonanlage steht nicht wie üblich bei Ihnen im Haus, sondern bei Ihrem Provider. Die gestückelten Sprachpakete laufen über das Internet durch die Anlage Ihres Anbieters bis zu Ihrem Gesprächspartner.
Die komplette Kommunikation lässt sich von einem einzelnen System organisieren und jeder Anruf kann individuell gesteuert werden.

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Welche Variante passt zu meinem Unternehmen?

VoIP ist nicht gleich VoIP. Die Gesprächsqualität unterscheidet sich je nach Anbieter und gewähltem Tarif. Die Infrastruktur kann von der IT-Abteilung Ihrer Firma implementiert werden, dafür sind umfangreiche Weiterbildungen zu empfehlen. Die Telefonanlage steht so weiterhin in Ihrer Firma, die Instandhaltung und Sicherheitsfragen bleiben dabei in Ihrem Verantwortungsbereich.
Dies können, oder wollen viele nicht ausreichend leisten.
Alternativ gibt es verschiedene Varianten von Cloud-Services wie Cloud TK, Hosted PBX und IP Centrex. Bei dieser Version von VoIP nutzen Sie die Hard- und Software eines Cloud-Anbieters. Die Schulungen für Ihre eigenen Mitarbeiter entfallen und um die Wartung und Weiterentwicklung der Anlage kümmert sich der Dienstleister.

Welche Voraussetzungen muss mein Unternehmen erfüllen, um VoIP richtig nutzen zu können?

Die Telefonie über VoIP hat wesentlich höhere Ansprüche an die Technik, als die 1876 von Alexander Graham Bell patentierte „Verbesserung der Telegraphie“. Bei der Übertragung der Daten über das Netz, ist die Sprachqualität bedeutend. Diese kann durch die fehlerhafte Einrichtung von VoIP in Ihrem Unternehmen leiden, deswegen gibt es einige Aspekte die unbedingt beachtet werden müssen. Lassen Sie sich am besten von einem Fachmann beraten. Fragen kostet nichts, im Gegenteil, eine gute Beratung spart Ihnen viel Arbeit und Zeit.

Wie muss mein DSL-Anschluss ausgelegt sein?

Welchen Internetanschluss Sie in Ihrer Firma benötigen, um alle Vorteile von VoIP nutzen zu können, hängt von Ihrer Unternehmensgröße ab.
Für ein Gespräch sollte man etwa 100 kbit/s einrechnen, daraus ergibt sich für kleine Unternehmen eine normale DSL-Leitung. Entscheidend hierbei ist nicht der Download, sondern der Upload. Und der ist bei vielen Leitungen geringer.

Welche Infrastruktur muss vorhanden sein?

VoIP hat eine pflegeleichte Infrastruktur. Sie benötigen weder Ihre Telefonverkabelung, noch Ihren Anschluss. Eine strukturierte Netzwerkverkabelung sollte in Ihrem Unternehmen vorhanden sein. Die Telefone laufen über Ihren Router und Ihre Switch, genau wie Ihre Computer.
Ansonsten können Sie davon ausgehen, wenn Ihr Internet gut läuft, funktioniert auch Telefonie über Voice-over-IP.

Was muss ich bei der Firewall beachten?

Die einfachste Variante ist hier tatsächlich die berühmte Fritzbox. Bei ihr läuft alles voll automatisch.
Wenn die Anforderungen nicht komplexer sind, können Sie die Einrichtung auch selbst vornehmen. Dabei ist zu beachten, dass die Ports von Innen nach Außen offen sind. Anders herum sollten sie geschlossen bleiben. Wenden Sie sich am besten an Ihre IT-Abteilung oder nutzen Sie den Einrichtungsservice von der reventix GmbH.

Welche Telefone kann ich verwenden?

Es gibt viele Anbieter von VoIP-Telefonen, zum Beispiel Snom, Yealink oder Tiptel. Die Telefone sind meist die einzige Investition bei der Umstellung auf VoIP und sie liegen in der Anschaffung im gleichen Preissegment, wie klassische Telefone. Alternativ können Sie bei reventix auch eine Telefonanlage inkl. Telefon mieten, zudem gibt es Apps für Ihr Handy und Softtelefone für PC und Apple. Das heißt, Sie telefonieren über ein Computerprogramm oder nutzen Ihre alten Geräte einfach weiter, indem Sie einen passenden Adapter (ATA) zur Umwandlung anschließen.
Welche Möglichkeit für Sie die richtige ist, hängt maßgeblich mit den Funktionen zusammen die Voice-over-IP in Ihrer Firma erfüllen soll. Bei Fragen: rufen Sie uns einfach an, wir beraten sie gerne und kostenfrei.

Welche Funktionen sind die richtigen für mich?

Grundsätzlich ist dies eine Frage, die nur Sie selbst beantworten können. Eine Beratung wäre hier wirklich empfehlenswert, da es je nach Anbieter über 150 Funktionen gibt. Als Vorbereitung auf ein qualifiziertes Beratungsgespräch finden Sie hier alle Punkte zum Abhaken in einer Liste zum kostenfreien Download. Die Fragen starten bei der einfachen Einrichtung an Ihrem DSL-Anschluss, gehen über zur passenden Wartemusik für Ihre Anrufer, der Integration von Heimarbeitsplätzen und der Verbindung zu anderen Standorten und enden weit hinter der Möglichkeit passwortgeschützte Telefonkonferenzen durchzuführen. Und das sind nur einige Punkte.
Gehen Sie davon aus, dass Ihr Telefon sobald es mit VoIP läuft, alle Funktionen hat die Sie sich wünschen.

Fazit

Voice-over-IP-Angebote sind vielfältig, um das passende für Sie zu finden ist eine Beratung immer sinnvoll.  Wenn Sie wissen wollen, worauf Sie bei der Umstellung auf eine neue Telefonanlage achten sollten, sprechen Sie uns einfach an.